KOMUNIKASI DALAM PERTEMUAN DAN RAPAT

Nama          : Flawerda.rahimaullah

Kelas           : 2DD04

Npm            : 30209719

M.kuliah    : Sofkil Kominikasi Bisnis 

KOMUNIKASI DALAM PERTEMUAN DAN RAPAT

1.    1. Pertemuan

Dalam dunia usaha atau bisnis diperlukan forum yang mempertemukan gagasan ide,pendapat,saran yang dapat dijadikan bahan dasar untuk menyusun perencanaan,pengorganisasian,pelaksanaan sampai dengan pengawasan. Pertemuan merupkan forum yang sangat diperlukan untuk menyusun bahan-bahan. Pertemuan yang diselenggarakan tidak untuk mengambil keputusan melainkan hanya untuk menghimpun pendapat atau untuk memperoleh kesamaan pendapat.Komunikasi dalam pertemuan tersebut dapat dilaksanakan dengan menghimpun laporan,keluhan,saran,dan juga dengar pendapat.Dari pertemuan tersebut dapat disusun sebuah bahan untuk rapat.

Bentuk-bentuk Pertemuan
Adapun bentuk pertemuan seperti dibawah ini
1. Sidang 2. Forum 3. Kongres 4. Konperensi 5. Simposium

2. Rapat

Rapat merupakan pertemuan yang memiliki kewenangan untuk membuat keputusan. Untuk menyelanggarakan rapat perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut:
•Undangan Rapat
•Pengaturan ruang rapat
•Perlengkapan rapat

Mekanisme pelaksanaan rapat biasanya sudah lazim diawali dengan pembukaan yang memberi gambaran tentang tujuan rapat, kemudian pengarahan, pandangan dan pendapat yang diteruskan dengan tanggapan.

3. Komunikasi dalam Pertemuan dan Rapat

Di dalam pertemuan dan rapat biasanya peserta harus menyadari posisinya dalam forum tersebut. Tiap peserta hendaknya:

§   Mampu berkomunikasi secara jujur

§   Mampu berperan sebagai komunikator yang berpartisipasi aktif
 

§  Mampu berperan sebagai komunikan yang sangat responsif

§   Mampu berperan sebagai penyelaras yang sangat bijaksana
 Mampu mengendalikan diri

Setelah rapat berhasil membuat keputusan maka tindakan selanjutnya adalah mengkomunikasikan hasil tersebut kepada peserta, dan yang lebih penting adalah tindak lanjut dari pertemuan dapat dilaksanakn dengan sebaik – baiknya.

4. Teknik berbicara, membaca dan mendengarkan

Berbicara merupakan bagian dari komunikasi yang paling efektif. Untuk itu perlu diperhatikan karena kemampuan berbicara bagi seseorang ditandai dengan seberapa jauh mempengaruhi pikiran, perasaan dan perilaku orang yang diajak bicara. Keberhasilan orang berbicara sangat dipengaruhi oleh luasnya pengetahuan yang dimiliki, banyaknya pengalaman dan intelegensinya. Karenanya berbicara sebagai alat untuk mengungkapkan pikiran dan perasaannya.

Akan lancar bila tidak ada gangguan teknis seperti grogi atau gagap. Dan kita harus mersa percaya diri bila berbicra di depan banyak orang.

Kemampuan berkomunikasi yang paling rendah adalah mendengarkan. Ketika seseorang berinteraksi secara tatap muka mendengarkan kata-kata si pembicara, tapi memerlukan pemahaman per kata ke dalam wawasan.

5. Menyusun Pesan

Komunikasi sangat penting dalam berprilaku berorganisasi. Komunikasi yang sangat penting ini terkadang jarang dimengerti secara jelas sehingga menimbulkan beberapa hambatan.

Ada tiga unsur pokok organisasi salah satunya adalah komunikasi, yang lain adalah tujuan organisasi serta kemauan. Peranan komunikasi dalam menciptakan dan memelihara otoritas yang objektif didalam organisasi adalah :

• · Saluran komunikasi harus diketahui secara pasti
• · Seharusnya ada saluran komunikasi formal pada setiap anggota organisasi
• · Jalur komunikasi seharusnya langsung dan sependek mungkin

Informasi adalah sah dalam proses komunikasi, karena informasi itulah yang menentukan tujuan yang hendak dicapai. Komunikasi tertulis ialah bisnis yang sangat penting sekali, sebab itu adalah sumber utama dokumen. Jika orang hanya memakai pesan lisan semata, ini akan menyulitkan untuk mengingat-ingat apa yang telah diucapkan diawal, oleh karena itu perusahaan lebih menyukai pemakaian tulisan. Lebih dari 65% komunikasi antar manusia adalah nonverbal.